Notion se ha convertido en un centro de conocimientos y trabajo seguro y flexible para las empresas. Muchos equipos que usan Confluence (y a menudo Jira) ahora están consolidándose en Notion para reducir la dispersión de herramientas, acelerar la creación de contenido y centralizar documentos, proyectos e inteligencia artificial. Esta guía explica cómo Generation Digital ofrece migraciones seguras y sin fricciones desde herramientas Atlassian a Notion, con un plan claro, plazos realistas y controles empresariales.

Resumen ejecutivo

• Migración sin drama de espacios de Confluence a Notion usando el importador de API o la importación de archivos, incluyendo archivos adjuntos y comentarios opcionales.

• Continuidad de Jira a través de la Sincronización nativa de Jira de Notion, o un enfoque práctico de bases de datos al reemplazar flujos de trabajo seleccionados de Jira.

• Despliegue a nivel empresarial con SSO/SCIM, mapeo de permisos, gobernanza de contenido y gestión del cambio.

Para quién es esto

Líderes de espacios de trabajo digital, gestión de conocimiento e ingeniería que desean mitigar riesgos al trasladarse de Confluence/Jira a Notion mientras mejoran la búsqueda, velocidad de creación de contenido y adopción.

Por qué cambiar de Confluence a Notion ahora

• Velocidad de autoría y adopción: El editor por bloques de Notion, plantillas y bases de datos de páginas fomentan la contribución y reducen el tiempo de publicación.

• Consolidación: Documentos, proyectos, tareas y CRM ligero en una sola superficie con asistencia de inteligencia artificial.

• Menor Costo Total de Propiedad: Menos herramientas superpuestas, administración y capacitación simplificadas.

• Mejor capacidad de descubrimiento: Búsqueda unificada a través de documentos y datos estructurados.

Opciones de migración a simple vista

Confluence → Notion

• Importador de API (recomendado para espacios completos de hasta ~15 GB): trae páginas, árbol de páginas, usuarios y (opcionalmente) comentarios.

• Importación ZIP/HTML (específica): útil cuando solo desea páginas/secciones seleccionadas o tiene restricciones específicas.

Jira → Notion

• Sincronización de Jira: sincronización autorizada de dos vías de problemas de Jira en bases de datos de Notion para informes y colaboración.

• Reemplazo de base de datos: para equipos que retiran Jira, diseñamos bases de datos y flujos de trabajo en Notion para que coincidan con campos, vistas y automatizaciones esenciales.

Nuestro marco de 6 pasos para la migración

1) Descubrimiento y alcance

• Inventario de espacios de Confluence (tamaño, propietarios, última actualización, cantidad de archivos adjuntos, páginas restringidas).

• Identificar proyectos de Jira y flujos de trabajo principales (tipos de problemas, campos, esquemas, automatizaciones).

• Definir lo que debe migrarse frente a archivarse, y métricas de éxito (éxito en la búsqueda, tiempo hasta página, adopción).

2) Arquitectura de Información (IA)

• Mapear espacios de Confluence a espacios de trabajo, páginas de alto nivel y bases de datos de Notion.

• Estandarizar plantillas de página (por ejemplo, ADRs, manuales, RFCs de ingeniería, especificaciones de producto).

• Definir propiedad de página, gobernanza y reglas de retención.

3) Preparación y gobernanza

• Configurar SSO/SAML y SCIM (provisionamiento justo a tiempo o basado en SCIM), establecer grupos/permisos predeterminados.

• Establecer convenciones de nomenclatura, pautas de contenido y flujos de revisión.

• Plan de habilitación para editores y comunicaciones ejecutivas.

4) Importación piloto

• Ejecutar un espacio piloto representativo a través del importador de API; validar árbol de páginas, archivos adjuntos, comentarios y enlaces.

• Migrar un proyecto de Jira de muestra con Sincronización de Jira; confirmar mapeo de campos y filtros.

• Recopilar comentarios; ajustar plantillas, propiedades y permisos.

5) Importación completa y cambio

• Congelar cambios en espacios/proyectos acordados; ejecutar importaciones de API en oleadas (por espacio o departamento).

• Asegurar calidad de enlaces, imágenes y permisos; reconstruir páginas índice críticas donde sea necesario.

• Cambiar búsqueda y enlaces; redirigir marcadores internos/enlaces de wiki.

6) Soporte intensivo y optimización

• Soporte bajo demanda durante las primeras 2 a 4 semanas.

• Revisión de análisis de uso; ajustar IA, plantillas y automatizaciones.

• Capacitar a propietarios de contenido; desmantelar espacios/proyectos de Atlassian según lo permitan las políticas.

Qué migra bien — y qué necesita atención

Migra bien desde Confluence

• Estructura de página (jerarquía), bloques de texto estándar, imágenes, archivos adjuntos.

• Etiquetas/etiquetas traducidas a propiedades de Notion o etiquetas en línea.

• Comentarios (al usar el importador de API) y mapeo básico de permisos.

Requiere decisiones

• Macros y complementos: identificar macros críticas y reemplazarlas con equivalentes o soluciones en Notion.

• Permisos de página: Notion prefiere modelos simples basados en roles; reducir la complejidad por página.

• Contenido archivado: mover a una base de datos de archivo para preservar la búsqueda sin saturar la navegación.

Consideraciones de Jira

• Decidir si mantener Jira e integrar, o retirar proyectos seleccionados y reconstruir en bases de datos de Notion.

• Flujos de trabajo complejos de Jira (transiciones personalizadas, automatizaciones avanzadas) suelen ser integrar-no-migrar.

Pasos detallados de migración (Confluence → Notion)

1. Exportar o conectar

• Para espacios completos: conectar el Importador de API de Notion con una cuenta de administrador.

• Para contenido seleccionado: exportar espacio/páginas de Confluence a HTML (ZIP) e importar a Notion.

2. Pre-mapeo

• Mapear espacios de Confluence a áreas de alto nivel de Notion.

• Decidir cómo representar etiquetas, propietarios, fecha de última revisión (propiedades de base de datos).

3. Ejecución de importación

• Ejecutar importaciones en un espacio de trabajo de prueba; validar cantidad de páginas, medios, enlaces y comentarios.

• Resolver casos extremos (archivos adjuntos muy grandes, páginas restringidas, macros heredadas).

4. QA y conciliación

• Revisar de 10 a 20 páginas de alto valor por espacio; corregir formato y navegación.

• Confirmar permisos; completar propietarios y frecuencia de revisión.

5. Cambio

• Comunicar ventana de congelación; importación delta final; actualizar enlaces y accesos directos de búsqueda.

Pasos detallados de integración (Jira ↔ Notion)

• Instalar Sincronización de Jira y autorizar los sitios correctos de Jira.

• Elegir proyectos, filtros de problemas y dirección de sincronización; mapear campos a propiedades de base de datos de Notion.

• Crear vistas para escuadrones: tablero, cronograma, prioridad y clasificación.

• Añadir paneles de resumen; usar relaciones/rollups de Notion para conectar RFCs, especificaciones y problemas.

Seguridad, identidad y cumplimiento

• SSO (SAML) y SCIM para gestionar el acceso centralmente (Azure AD/Entra, Google, Okta, OneLogin, Rippling compatibles).

• Permisos granulares de página/base de datos; áreas privadas de equipo; registros de auditoría.

• Residencia de datos y políticas de exportación revisadas con su equipo de seguridad.

Cronogramas y precios

• Piloto: 2 a 4 semanas para un espacio representativo + un proyecto de Jira.

• Ola 1: 3 a 6 semanas para 3 a 5 espacios; capacitación para editores y campeones.

• Olas 2+: depende del tamaño/complejidad; programamos en torno a sus ventanas de cambio.

Los precios se calculan según el número/tamaño de espacios, complejidad de Jira y necesidades de gobernanza. Pilotos de precio fijo disponibles.

Escollos comunes y cómo los evitamos

• Macros olvidadas: auditamos macros temprano y diseñamos reemplazos.

• Permisos excesivamente detallados: simplificamos a predeterminados a nivel de equipo con excepciones.

• Contenido sin propietario: cada página/base de datos tiene un propietario y fecha de revisión.

• Enlaces rotos después del cambio: reconstruimos páginas índice clave y realizamos verificación de enlaces.

Lo que obtienes con Generation Digital

• Un socio único para estrategia, migración, configuración de seguridad y habilitación.

• Plantillas listas para usar para especificaciones, PRD, OKR, manuales y registros de decisiones.

• Capacitación ejecutiva y editorial adaptada a tus equipos.

• Optimización post-migración y soporte.

Preguntas frecuentes

¿Puedes migrar comentarios y usuarios desde Confluence?
Sí — cuando usamos el importador de API, podemos traer comentarios y mapear usuarios/grupos a tu IdP.

¿Tenemos que mover Jira?
No. Muchos clientes conservan Jira y sincronizan problemas en Notion para documentos + informes. Otros retiran proyectos más simples y los reconstruyen como bases de datos en Notion.

¿Qué pasa con las macros y aplicaciones de Confluence?
Proponemos equivalentes o rediseñamos. Los macros críticos se manejan caso por caso durante el descubrimiento.

¿Cómo gestionan la identidad y el acceso?
Configuramos SSO y provisión SCIM con tu IdP y mapeamos grupos/permisos antes del cambio.

¿Pueden ejecutar esto fuera del Reino Unido?
Sí — entregamos a nivel global con gobernanza alineada al Reino Unido.

¿Apoyan al Reino Unido y Norteamérica?
Entregamos en el Reino Unido, EE.UU., y Canadá (y a nivel global) con opciones de gobernanza y residencia de datos alineadas a la región.

Próximos pasos

¿Listo para planificar tu migración? Reserva una llamada de descubrimiento con Generation Digital. Revisaremos tus espacios, estimaremos el esfuerzo y propondremos un piloto en una semana.