Guía para Administradores: Gestión Efectiva de Configuraciones de Asana AI

Qué incluye esta guía

• Dónde se encuentran las configuraciones de IA (Consola de administración vs AI Studio)

• Disponibilidad y acceso de los planes

• Cómo habilitar/limitar funciones y elegir modelos

• Residencia de datos y notas de privacidad

• Monitoreo, auditoría y solución de problemas

Nota: Las pantallas y opciones varían según el plan y la región. Use los pasos y verifique la interfaz de usuario de su inquilino.

1) Dónde gestionar Asana IA

A) Consola de administración (controles de toda la organización)

Ruta: Foto de perfil → Consola de administración → Configuraciones → IA / Inteligencia / Seguridad y privacidad (los nombres pueden variar según el plan).

Use esta área para:

• Activar/desactivar funciones de IA a nivel de organización o equipo.

• Limitar quién puede usar escritura de IA, resúmenes y recomendaciones.

• Establecer reglas de privacidad para el acceso y compartición de archivos.

• Controlar el compartimiento externo y el acceso de invitados que afectan la visibilidad de IA.

B) AI Studio (controles avanzados de IA)

Ruta: Foto de perfil → Consola de administración → AI Studio.

Use esta área para:

• Habilitar AI Studio y gestionar acceso de constructores (quién puede crear flujos de trabajo inteligentes o Compañeros de IA).

• Establecer políticas de datos y web (por ejemplo, permitir/negar acceso web para automatizaciones; restringir fuentes).

• Elegir y configurar proveedores de modelos para flujos de trabajo inteligentes.

• Monitorear el uso de créditos y el rendimiento para las cargas de trabajo de IA.

2) Disponibilidad de los planes

Asana ofrece planes Personal, Starter, Advanced, Enterprise y Enterprise+. Los controles de IA a nivel de organización y las funciones de AI Studio están disponibles en planes de nivel superior (Enterprise/Enterprise+), con algunas funciones de IA disponibles en Starter/Advanced. Confirme la elegibilidad en su plan de facturación y Centro de ayuda.

3) Tareas administrativas centrales (paso a paso)

Tarea 1 — Habilitar o limitar funciones de IA

1. Vaya a Consola de administración → Configuraciones → IA/Inteligencia.

2. Conmute funciones de IA activadas/desactivadas (por ejemplo, asistencia de escritura, resúmenes, recomendaciones de tareas).

3. Determine el alcance del acceso: todos, equipos específicos o solo administradores/constructores.

4. Guarde y notifique a los equipos afectados.

Tarea 2 — Configurar políticas de datos y web

1. Vaya a Consola de administración → AI Studio → Políticas.

2. Elija fuentes de datos disponibles para IA (proyectos, carteras, datos de objetivos, adjuntos).

3. Decida si los flujos de trabajo de IA pueden acceder a la web abierta (habilitar/deshabilitar) y defina los dominios permitidos si se admite.

4. Confirme el modelo de permisos (IA solo ve lo que el usuario solicitante puede ver).

Tarea 3 — Elegir proveedores de modelos (donde esté disponible)

1. Vaya a AI Studio → Modelos.

2. Seleccione un modelo predeterminado y sobrescriba por flujo de trabajo si es necesario.

3. Para equipos regulados, elija modelos con el perfil de latencia, costo y capacidad que se ajuste a su caso de uso.

Tarea 4 — Gestionar constructores y Compañeros de IA

1. Vaya a AI Studio → Acceso y asigne roles de constructor o visualizador.

2. Restrinja quién puede crear, modificar o colaborar con Compañeros de IA.

3. Utilice permisos de contenido de equipo y roles de proyecto para limitar la exposición.

Tarea 5 — Monitorear uso y costo

1. Vaya a AI Studio → Uso para revisar consumo de créditos, recuentos de ejecuciones y tasas de error.

2. Establezca presupuestos o alertas donde esté disponible; rote a modelos de mayor eficiencia si los costos aumentan.

3. Exporte informes para Finanzas/SecOps.

4) Privacidad, seguridad y residencia de datos (lo que deben saber los administradores)

• Socios de modelos: Asana trabaja con los principales proveedores de LLM. Los datos de los clientes utilizados por las funciones de IA no se utilizan para entrenar los modelos de los socios y se eliminan después de cada interacción según los acuerdos de los socios.

• Residencia de datos: Los servidores de los socios de IA generalmente están ubicados en los Estados Unidos; consulte el Centro de ayuda para ubicaciones actuales y opciones de residencia.

• Herencia de permisos: IA sigue los permisos existentes de Asana: solo puede acceder a lo que el usuario solicitante puede acceder.

• Auditoría: Utilice registros de la Consola de administración y de AI Studio para rastrear quién ejecutó qué, cuándo y con qué flujo de trabajo/Compañero.

Consejo: Revise el acceso de invitados, enlaces públicos y controles de compartición de archivos; estos afectan directamente la visibilidad de IA.

5) Patrones de gobernanza (recomendados)

• Mínimo privilegio: Limite a los constructores; mantenga a los equipos sensibles en asistencia (humano en el bucle) en lugar de auto donde sea apropiado.

• Conjuntos de evaluación: Mantenga ejemplos pequeños y seleccionados para probar la calidad, la fundamentación y el costo antes de escalar.

• Control de cambios: Trate los flujos de trabajo de IA como código: versionar, revisar y ejecutar en entornos de prueba antes de producción.

• Preparación para incidentes: Agregue guías para errores de modelos, infracciones de políticas de contenido o acciones inesperadas.

• Comunicaciones y formación: Publique directrices de uso aceptable y realice sesiones breves de habilitación.

6) Solución de problemas

• ¿Falta el menú de IA? Verifique el nivel del plan y la región; confirme que es Administrador de organización o Superadministrador.

• ¿IA no ve datos? Verifique los permisos del proyecto, la privacidad del equipo y las restricciones de invitados.

• ¿Altos costos/latencia? Cambie de modelos, reduzca el tamaño del contexto, agrupe trabajos pesados o agregue almacenamiento en caché donde se admita.

• Revisiones de cumplimiento: Exporte registros de uso y confirme las expectativas de residencia de datos con las partes interesadas.

Preguntas Frecuentes

¿Cómo accedo a la configuración de Asana IA?
Vaya a la Consola de administración desde el menú de su perfil. Busque bajo Configuraciones → IA/Inteligencia para conmutadores globales y AI Studio para controles avanzados.

¿Puedo personalizar las funciones de IA?
Sí. Los administradores pueden habilitar/deshabilitar funciones, elegir proveedores de modelos (donde esté disponible) y establecer el acceso por equipo o rol.

¿Cómo mejora la productividad Asana IA?
Acelera la escritura, la creación de resúmenes y el ruteo, y potencia Compañeros de IA que automatizan pasos en flujos de trabajo, todo con su modelo de permisos.

¿Puedo monitorear el uso de IA?
Sí. Use AI Studio → Uso para créditos, conteos de ejecuciones y errores; combine con informes de administración para auditorías.

¿Qué hago si encuentro problemas?
Revise los requisitos previos del plan/rol, revise los permisos y consulte el Centro de ayuda o Soporte para orientación específica de su inquilino.

Próximos Pasos

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