Si estás comprando o ampliando Asana para Recursos Humanos, la incorporación de empleados es tu punto de prueba. Esta guía muestra exactamente cómo diseñar un programa de incorporación personalizado y conforme en Asana: creado una vez, reutilizado para siempre, evaluado cada semana.

¿Por qué elegir Asana para la incorporación?

Asana ofrece a los equipos de RRHH un lugar único para estandarizar el proceso (plantillas), personalizar a gran escala (formularios, reglas, fechas de vencimiento relativas) y demostrar impacto (portafolios y paneles). Asana publica una plantilla de incorporación de empleados y guías paso a paso que puedes adaptar; las versiones de 2025 añadieron plantillas y automatizaciones impulsadas por IA para hacer la configuración más rápida.

Cómo se ve lo “bueno” (resultado primero)

• Núcleo consistente + pistas personalizadas por rol, ubicación y tipo de contrato.

• Sin cambiar de silla: nuevas contrataciones, gerentes, TI, instalaciones y nómina ven el mismo plan.

• Escala de tiempo limitada: día 0, semana 1, puntos de control 30/60/90 establecidos automáticamente.

• Prueba de progreso: la vista de RRHH muestra quién está en camino, bloqueado o atrasado; el liderazgo ve los KPI a nivel de cohorte. (Portafolios y paneles hacen esto de forma nativa.)

Diseña tu arquitectura de incorporación (el plano)

1. Un proyecto por cada nueva contratación, basado en una plantilla

   • Utiliza la plantilla de incorporación de empleados de Asana como tu base.

   • Activa las fechas de vencimiento relativas para que cada tarea se programe desde la fecha de inicio (por ejemplo, equipo 5 días antes, revisión de prueba a +30/+60/+90).
     
     

2. Un portafolio de cohortes para visibilidad

   • Añade cada nuevo proyecto de incorporación a un Portafolio para conocer el estado en tiempo real, el desempeño y los bloqueos. Construye un panel de cohortes simple (porcentaje de finalización a tiempo, días promedio para ascender, tareas pendientes de TI).
     
     

3. Un formulario único de ingreso para RRHH

   • Crea un formulario de Ingreso de Incorporación para capturar la fecha de inicio, rol, ubicación, necesidades de dispositivos, acceso a sistemas, gerente de contratación y compañero. Mapea las respuestas a campos personalizados; cada envío crea un proyecto desde tu plantilla.
     
     

4. Reglas para personalizar a gran escala

   • Utiliza Reglas (automatizaciones si/entonces) para dirigir tareas, actualizar campos personalizados y asignar responsables cuando llega un formulario o cambian los campos. Los disparadores de reglas manuales ayudan cuando RRHH necesita forzar un paso a mitad de flujo.
     
     

5. Aprobaciones donde la conformidad importa

   • Realiza provisión de laptops, firma de políticas y comprobaciones de ID como tareas de Aprobación explícitas con “Aprobar/ Solicitar cambios/ Rechazar”.
     
     

6. Identidad y seguridad

   • Utiliza provisión SCIM (Okta + Asana) para que los usuarios se agreguen/eliminan de forma centralizada; esto mantiene los proyectos y permisos ordenados en RRHH/TI.
     
     

7. Aceleradores de IA (opcional)

   • Las versiones de 2025 introdujeron plantillas/automatizaciones impulsadas por IA; combina estas con los anuncios de Compañeros de IA de Asana si estás poniendo a prueba flujos de trabajo autónomos para el estado, recordatorios y actualizaciones resumidas de incorporación.
     
     

Ejemplo listo para copiar: campos, reglas y tareas

Campos personalizados (nivel de proyecto)

• Fecha de inicio (fecha) · Rol (lista desplegable: Ingeniero, Diseñador, Ventas, Operaciones) · Ubicación · Tipo de contrato · Gerente · Compañero · Dispositivo (Portátil/Móvil) · Nivel de acceso (Estándar/Privilegiado)

Tareas principales (de la plantilla, todas con fechas de vencimiento relativas)

• Correo de bienvenida enviado (−3d) → Aprobación

• Cuentas creadas: Google/Microsoft/Slack/Asana (−2d)

• Portátil enviado y activo registrado (−2d) → Aprobación

• Agenda del día-1 confirmada (−1d)

• Orientación y manual (Día 1)

• Conoce a tu compañero (Semana 1)

• Capacitación en herramientas (Semana 1–2)

• Revisión de 30 días (Día 30) · Revisión de 60 días (Día 60) · Objetivos de 90 días y revisión de prueba (Día 90)

Reglas (ejemplos)

• Cuando se envíe el formulario → Crear proyecto a partir de “Incorporación de empleados” con Fecha de inicio = formulario.FechaInicio.

• Si Rol = Ingeniero → añadir sección “Pista de Ingeniería”, asignar subtareas de configuración del entorno TI, establecer fechas de vencimiento relativas a la Fecha de inicio.

• Si Ubicación = Reino Unido (Londres) → añadir aprobación “Verificación de derecho a trabajar”; notificar a RRHH-Reino Unido.
  Si Dispositivo = Portátil → asignar “Enviar portátil” a TI con vencimiento = Fecha de inicio − 2 días hábiles.

Informes y ROI (lo que el liderazgo quiere ver)

Utiliza los Portafolios/Paneles de Asana para publicar una tarjeta de puntuación de RRHH en vivo; alinea las métricas a una plantilla de KPI para que sean comparables trimestre a trimestre:

• Finalización a tiempo de tareas del Día-1 (%).

• Tiempo de ascenso al primer entregable (días).

• Finalización de políticas y conformidad (% para el día 7).

• SLAs de provisión de TI (días promedio).

• Compromiso de los gerentes (chequeos completados para 30/60/90).
  Los recursos de KPI de Asana ofrecen una estructura simple para seleccionar indicadores y mantenerlos SMART.

Plan de implementación de 30–60–90 días (RRHH × TI)

Días 0–30: Crear y pilotear

• Finaliza tu plantilla (núcleo + pistas de rol) con fechas relativas; crea el formulario de ingreso y mapea los campos.

• Conecta TI e Instalaciones; añade pasos de Aprobación para cualquier cosa auditada (portátil, acceso, derecho a trabajar).

• Inicia un piloto de 10 contrataciones; añade sus proyectos a un Portafolio.

Días 31–60: Automatizar y medir

• Añade Reglas para la distribución y tareas por rol; activa disparadores manuales para que RRHH corrija casos excepcionales.

• Publica un panel con cuatro KPIs (Día-1 a tiempo, SLA, ascenso, conformidad).

Días 61–90: Asegurar y escalar

• Habilita SCIM (Okta + Asana) para que la provisión sea automática; documenta el espejo de desincorporación.

• Capacita a los gerentes en Aprobaciones y chequeos de 30/60/90; bloquea tu plantilla y solicita cambios a través de ingreso.

Pruebas y ejemplos que puedes citar internamente

• Asana utiliza Asana (Marzo 2025): cómo la compañía estandariza las plantillas de incorporación y mejora la visibilidad para los gerentes. Asana

• Estudios de caso: organizaciones que ejecutan incorporación/desincorporación en Asana para mantener sincronía entre RRHH y TI; otros citan una mejor claridad para los nuevos empleados. Asana

Preguntas Frecuentes

¿Cómo creo una plantilla de incorporación personalizada en Asana?
Empieza con la plantilla de incorporación de empleados de Asana, luego añade tus campos y tareas. Activa las fechas de vencimiento relativas para que todo se programe desde una fecha de inicio. Asana

¿Podemos personalizar por rol y ubicación sin crear docenas de plantillas?
Sí—usa Formularios + Reglas para ramificar tareas por Rol/Ubicación y asignar automáticamente responsables; los disparadores manuales permiten que RRHH realicen correcciones durante el flujo. Asana

¿Cómo mantenemos las aprobaciones y auditorías ordenadas?
Usa tareas de Aprobación para firma de políticas, provisión de dispositivos y comprobaciones de ID; los revisores tienen opciones claras de “Aprobar/Solicitar cambios/Rechazar”. help.asana.com

¿Qué hay sobre la provisión y acceso?
Conecta Okta + Asana para automatizar la provisión/desincorporación de usuarios con SCIM; actualizaciones en el IdP mantienen a Asana sincronizado. help.asana.com

¿Cómo mostramos el ROI a la dirección?
Construye un panel de Portafolio con cuatro KPIs (Día-1 a tiempo, SLA de TI, tiempo de ascenso, porcentaje de conformidad). Usa la guía de plantilla KPI de Asana para mantener las medidas SMART. help.asana.com