Por qué es importante

Una planificación precisa de la capacidad evita el agotamiento, equilibra la demanda y pone nuevamente bajo control las fechas de entrega. Asana ahora ofrece Carga de Trabajo (en Portafolios), Carga de Trabajo Universal (a nivel de toda la organización desde Informes), Planificación de Capacidad (asignar personas a proyectos a largo plazo), y Seguimiento de Tiempo nativo.

Definiciones rápidas (para que elijas la herramienta adecuada)

• Carga de Trabajo (Portafolio): Ve las tareas asignadas a cada persona a través de proyectos en un portafolio, ponderado por esfuerzo (horas o puntos) en relación con la capacidad personal; equilibrar usando arrastrar y soltar.

• Carga de Trabajo Universal (Informes): Crea una vista de carga de trabajo que abarca todo Asana (no solo un portafolio)—ideal cuando las personas trabajan en diversos equipos.

• Planificación de Capacidad: Planifica la dotación de personal asignando personas a proyectos (porcentaje o horas) sin asignar tareas individuales—ideal para la planificación trimestral.

• Seguimiento de Tiempo (nativo): Estima el tiempo, registra lo real y reporta sobre lo estimado vs. lo real.

La configuración de 30 minutos (flujo recomendado)

1) Estandariza esfuerzo + capacidad

• Crea un campo personalizado numérico para el esfuerzo (por ejemplo, Horas o Puntos) y hazlo disponible para los proyectos que vas a seguir.

• En Carga de Trabajo, usa Agregar esfuerzo para enlazar ese campo; establece capacidad semanal por persona (por ejemplo, 37.5h).

2) Organiza proyectos en un Portafolio o usa Carga de Trabajo Universal

• Ruta del Portafolio: Crea un Portafolio y agrega los proyectos que quieras monitorear; abre Carga de Trabajo.

• Ruta a nivel de organización: Ve a Informes → Carga de Trabajo y construye una vista que incorpore personas y proyectos de toda tu organización.

3) Completa las tareas correctamente

Para cálculos de carga de trabajo confiables, las tareas deben tener asignado, fechas de inicio y vencimiento, y el campo de esfuerzo completo. Usa filtros de Carga de Trabajo para encontrar tareas sin esfuerzo y corrígelas rápidamente.

4) Establece capacidad y detecta sobrecargas

En Carga de Trabajo/Carga de Trabajo Universal, establece la capacidad semanal de cada persona (horas o puntos). Usa la línea de tiempo para ver quién está sobrecargado o subutilizado y reequilibrar—arrastra para reprogramar o reasignar.

5) Superpón Planificación de Capacidad para horizontes

Para la planificación trimestral/anual, abre Planificación de Capacidad para asignar personas a proyectos por % o tiempo—no se requiere asignación a nivel de tarea. Valida el plan, luego transmite las decisiones de dotación de personal a las tareas.

6) Sigue el tiempo estimado vs. real

Usa el Seguimiento de Tiempo nativo en las tareas para ingresar las estimaciones y registrar los datos reales. Informar sobre las variaciones para mejorar las suposiciones futuras de capacidad.

Consejos, límites & advertencias

• Fuente de verdad del esfuerzo: Elige una unidad (horas o puntos) a través de los proyectos para evitar cálculos mixtos.

• Escala del portafolio: Los portafolios muy grandes pueden llegar a los límites de las funciones; Carga de Trabajo Universal ayuda cuando superas una sola vista de portafolio.

• Asignación porcentual: Para la planificación a nivel de programa, usa Planificación de Capacidad (porcentajes) en lugar de forzar cálculos porcentuales en la Carga de Trabajo a nivel de tarea.

Paso a paso (versión corta)

1. Crea/elige el campo de esfuerzo (horas o puntos) → Agrégalo a proyectos relevantes.

2. Portafolio o Informes → Abre Carga de Trabajo; haz clic en Agregar esfuerzo; establece capacidad semanal.

3. Completa los metadatos de la tarea (asignado, fechas, esfuerzo); usa el filtro para encontrar esfuerzos faltantes.

4. Reequilibrar arrastrando tareas; ajusta la capacidad a medida que cambian las políticas.

5. Planifica la dotación de personal con Planificación de Capacidad (porcentajes o horas) para períodos futuros.

6. Mide con Seguimiento de Tiempo (estimación vs real) y ajusta la capacidad.

FAQ

¿Asana tiene seguimiento de tiempo nativo?
Sí—estima y registra los datos reales, luego informa sobre la variación.

¿Necesito Portafolios para usar Carga de Trabajo?
No—Carga de Trabajo Universal (Enterprise) te permite construir vistas a nivel organizacional desde Informes. Los portafolios aún funcionan bien para vistas de equipo/programa.

¿Cuál es la diferencia entre Carga de Trabajo y Planificación de Capacidad?
Carga de Trabajo gestiona la demanda a nivel de tarea vs capacidad de la persona; Planificación de Capacidad asigna personas a proyectos/flujos de trabajo a lo largo de horizontes mayores.