¿Falta de conocimiento en recursos humanos? Soluciona los silos de datos con búsqueda empresarial

¿Es su Departamento de RRHH un Agujero Negro del Conocimiento?

Los equipos modernos de RRHH viven en un laberinto de documentos de políticas, guías de incorporación, manuales y preguntas frecuentes dispersos en SharePoint, Google Drive, páginas de la intranet, herramientas de tickets y chats. Cuando un nuevo empleado no puede encontrar la última política de licencia por maternidad o un gerente espera días por una plantilla, los costos se reflejan de inmediato en tiempo perdido, frustración y riesgo de incumplimiento. La búsqueda tradicional falla porque la verdad no está en un solo lugar; está repartida entre sistemas que no se comunican entre sí.

Por qué la búsqueda empresarial debe estar en el corazón de los RRHH

El beneficio no es la “búsqueda” en el sentido tradicional; son respuestas confiables extraídas de cada sistema que utilizas, manteniendo la seguridad y los permisos intactos. Esa es la promesa de Glean, una plataforma de búsqueda empresarial impulsada por inteligencia artificial, diseñada para indexar el conocimiento en tus aplicaciones y devolver una respuesta única y definitiva respetando tus controles de acceso existentes. Glean publica una perspectiva dedicada a RRHH que muestra cómo este modelo acelera la incorporación y el acceso a políticas, y reduce las preguntas repetitivas de “¿dónde está X?”—exactamente el dolor que los líderes de RRHH mencionan más a menudo.

La seguridad es fundamental en RRHH. Glean documenta los controles empresariales y certificaciones incluyendo ISO 27001 y TX-RAMP Nivel 2, junto con orientación sobre SOC 2 y acceso basado en roles, lo cual es crucial cuando estás unificando datos sensibles de sistemas de nómina, beneficios y relaciones laborales.

La conectividad es igualmente importante. Glean ofrece conectores para los sistemas que los RRHH y empleados ya utilizan todos los días—Microsoft 365 y Teams, Google Workspace, Slack, ServiceNow, Zendesk y otros—para que las personas puedan preguntar una vez y obtener la política correcta, el párrafo del manual o el artículo de conocimiento sin buscar.

También hay una nueva capa que vale la pena mencionar: Microsoft Agent 365. En noviembre de 2025, Microsoft lanzó Agent 365 como un plano de control para manejar agentes de IA en la empresa; el mismo día, Glean anunció una integración nativa que lleva el contexto y acciones de Glean a las aplicaciones de Microsoft 365 a través del Protocolo de Contexto del Modelo. Para RRHH, eso significa que los empleados pueden hacer preguntas en Word, Outlook o Teams y recibir respuestas seguras, conscientes de políticas, respaldadas por tus sistemas de origen—sin crear otro silo.

Qué cambia para RRHH en la práctica

La incorporación avanza más rápido porque los nuevos empleados pueden autoservirse todo, desde resúmenes de beneficios hasta listas de verificación de TI, con resultados extraídos de los sistemas en los que ya confías. El soporte diario se vuelve más ligero: en lugar de que tu equipo maneje preguntas repetidas, los empleados encuentran la última política en segundos, con conciencia de versiones y permisos manejados automáticamente. Con el tiempo, esto genera confianza en el autoservicio; a medida que la precisión y la velocidad mejoran, las personas tienden a buscar primero en lugar de abrir tickets. La función de RRHH luego dirige su energía hacia programas estratégicos—desarrollo de capacidades, cultura, análisis—en lugar de actuar como un servicio de asistencia reactivo.

La postura de cumplimiento también mejora. Una sola capa de búsqueda gobernada reduce el riesgo de que el personal use PDFs desactualizados o guías no aprobadas. Debido a que Glean respeta los permisos del sistema de origen y publica su postura de seguridad, puedes documentar cómo se protege el contenido sensible de principio a fin y se monitorea a medida que cambian los sistemas.

Búsqueda empresarial en RRHH unifica el conocimiento en todas las herramientas y devuelve una sola respuesta, conscientes de los permisos—acelerando la incorporación y el acceso a políticas mientras reduce las preguntas repetidas a RRHH. Plataformas como Glean se conectan a Microsoft 365, Slack, ServiceNow y más, llevan seguridad a nivel ISO, y ahora se integran con Microsoft Agent 365 para que el personal pueda obtener respuestas confiables dentro de las aplicaciones diarias.

Preguntas Frecuentes

¿En qué se diferencia esto de la búsqueda en SharePoint o la intranet?
La búsqueda tradicional solo ve un repositorio. La búsqueda empresarial indexa todos los lugares donde vive el contenido de RRHH—Docs, intranet, tickets, chat—y devuelve una sola respuesta, consciente de los permisos, reduciendo la búsqueda duplicada.

¿Es lo suficientemente seguro para contenido de RRHH y relaciones laborales?
Sí—Glean documenta ISO 27001 y TX-RAMP Nivel 2, y proporciona controles empresariales alineados con los conceptos SOC 2 y acceso basado en roles. Las respuestas heredan los permisos de origen.

¿Funciona en las herramientas que los empleados ya usan?
Glean se conecta con Microsoft 365/Teams, Google Workspace, Slack, ServiceNow y otros—y ahora se integra con Microsoft Agent 365 para que los usuarios puedan consultarlo de manera segura dentro de las aplicaciones de Microsoft.

¿Qué resultados de RRHH debemos esperar?
Una incorporación más rápida, menos preguntas repetidas, mayor confianza en el autoservicio, y más tiempo para trabajo estratégico—respaldado por guías de mejores prácticas específicas para RRHH de Glean.