¿Cómo logró Smart System Guild reducir a la mitad el tiempo y costo del proyecto ERP?
Realizando 15 talleres de expertos en Miro, y luego utilizando Flujos de Trabajo de AI para sintetizar entradas, redactar especificaciones y automatizar el análisis repetitivo en el mismo lienzo, manteniendo a 40 partes interesadas alineadas y entregando el reemplazo del ERP de FREITAG en la mitad del tiempo y costo.

Reemplazar un ERP es complejo: descubrimiento de procesos, modelos de datos, paisajes de sistemas y un sinfín de decisiones. Smart System Guild (SSG) abordó todo dentro de Miro, utilizando Flujos de Trabajo de AI para convertir entradas crudas de talleres en entregables estructurados, acelerando el reemplazo del ERP de FREITAG a la mitad del tiempo y costo de un enfoque típico.

¿Por qué funciona?

• Un solo espacio, muchas vistas. SSG organizó un único Espacio Miro como “centro de operaciones”: descripciones de procesos, visualizaciones de flujos de trabajo, diagramas de objetos de negocio, glosario y paisaje del sistema, todo vinculado para trazabilidad.

• La AI hace el trabajo pesado. Flujos de Trabajo de AI convirtieron entradas mixtas (notas, imágenes, incluso fotos de pizarra) en borradores iniciales de especificaciones y diagramas, que los expertos luego refinaron, cambiando el tiempo de creación a validación.

• Alineación de partes interesadas a gran escala. En más de 15 talleres con 40 expertos de FREITAG, el equipo capturó decisiones y dependencias en contexto, comprimiendo los ciclos de retroalimentación.

¿Cómo funciona?

Los Flujos de Trabajo de AI de Miro traen agentes especializados y flujos visuales en varios pasos al lienzo, para que los equipos puedan automatizar tareas repetitivas (resumir, mapear, redactar) y mantener cada artefacto en un solo lugar. Este enfoque de “AI donde las personas trabajan” es parte del Espacio de Innovación AI de Miro.

Capacidades clave relevantes para proyectos ERP

• Razonamiento en contexto del lienzo. La AI analiza el contenido del tablero para producir resultados precisos más rápidamente.

• Flujos y asistentes. Construye flujos repetibles (por ejemplo, de notas de talleres → mapa de procesos → RACI) y usa compañeros de AI para asistir en el análisis.

• De semanas a horas. Miro posiciona los Flujos de Trabajo de AI para reducir procesos en varios pasos—de lluvias de ideas a resúmenes, de investigación a prototipos—en horas.

Pasos prácticos que puedes replicar este trimestre

1. Crea un tablero de centro de operaciones. Comienza con plantillas para mapeo de procesos, paisaje del sistema y objetos de datos; define un glosario para mantener el lenguaje consistente.

2. Realiza talleres enfocados. Planea de 10 a 15 sesiones con expertos en la materia (operaciones, finanzas, cadena de suministro). Captura notas directamente en el tablero—sin documentos fuera de la plataforma.

3. Automatiza la síntesis. Utiliza Flujos de Trabajo de AI para:

   • resumir discusiones por proceso;

   • generar flujos en estilo BPMN como primer paso;

   • elaborar inventarios de interfaces y matrices CRUD;

   • producir registros de decisiones y listas de problemas abiertos.

4. Itera en el lienzo. Mantén revisiones, comentarios y aprobaciones dentro de Miro para que el contexto nunca se pierda.

5. Bloquea la especificación. Exporta una especificación consolidada (procesos, objetos, interfaces, glosario) para selección de proveedores o construcción—directamente desde el tablero.

6. Mide el impacto. Rastrea el tiempo transcurrido, la cantidad de iteraciones y el retrabajo; el proyecto FREITAG de SSG informó una reducción de tiempo y costo de aproximadamente un 50%.

Evidencia y confirmación de la industria

• Historia del cliente (Blog de Miro). Reemplazo del ERP de SSG + FREITAG se entregó en la mitad del tiempo y costo, con detalles sobre talleres, cantidad de expertos y artefactos creados.

• Cobertura de prensa. La cobertura del lanzamiento reitera el caso ERP como un ejemplo emblemático de Flujos de Trabajo Colaborativos de AI.

A qué prestar atención

• Gobernanza. Define la nomenclatura, etiquetado y versionado temprano para que los tableros escalen limpiamente entre los equipos.

• Manejo de datos. Mantén los datos sensibles fuera de capturas de pantalla; almacena credenciales en tu gestor de secretos, no en los tableros.

• Gestión del cambio. Capacita a los expertos en la materia sobre el uso de comentarios y aprobaciones dentro del lienzo para evitar volver a cadenas de correo electrónico.

Preguntas Frecuentes (FAQs)

P1: ¿Cómo mejoran la eficiencia los Flujos de Trabajo de AI de Miro?
Automatizan la síntesis (notas → mapas → especificaciones), mantienen la colaboración en un solo lugar y reducen el retrabajo—acelerando programas complejos como el ERP.

P2: ¿Cuáles son los beneficios de costo?
Plazos más cortos y menos transferencias reducen el costo de entrega; el reemplazo del ERP de FREITAG por SSG fue completado en aproximadamente el 50% del tiempo y costo típicos.

P3: ¿Pueden personalizarse los Flujos de Trabajo de AI?
Sí—los equipos pueden construir flujos reutilizables y añadir asistentes adaptados a sus artefactos y pasos de revisión.

Próximos Pasos

El caso ERP de Smart System Guild muestra cómo los Flujos de Trabajo de AI de Miro comprimen meses de descubrimiento y documentación en días—para que entregues más rápido y a menor costo. Contacta a Generation Digital para implementar un proceso de descubrimiento y especificación de ERP acelerado por AI en Miro.