Accor pasó de hojas de cálculo dispersas y largas cadenas de correos electrónicos a un centro de campañas centralizado. Al unificar la recepción, planificación, ejecución y aprobaciones, simplificaron la colaboración entre marcas y regiones y ofrecieron a cada vendedor la misma vista en tiempo real de las prioridades. El cambio impulsó mejoras de eficiencia de ~96% y redujo a la mitad correos electrónicos y reuniones, y la documentación de socios señaló una reducción de carga de trabajo de ~50% tras la implementación.

Por qué funciona la centralización

• Una única fuente de verdad. El estado, propietarios y plazos de las campañas se encuentran en un solo lugar, evitando la búsqueda en presentaciones o bandejas de entrada.

• Flujos de trabajo estandarizados. Plantillas compartidas y tareas 'multi-homed' eliminan duplicaciones y mantienen alineados a los equipos globales y locales.

• Acceso de socios externos. Accor integró a ~200 agencias/consultores en el mismo sistema, reduciendo traspasos y retrabajos.

Qué hay de nuevo / cómo funciona

Accor centralizó la gestión de campañas en Asana, implementándose con formación estructurada y adopción progresiva. Funciones como el multi-homing, comentarios y visibilidad de portafolios armonizaron la colaboración entre regiones. Los líderes citan una mejora de eficiencia del 96% y 50% menos de correos/reuniones como resultados tangibles del cambio.

Pasos prácticos que puedes replicar

1. Crea una entrada única. Dirige cada brief a través de un formulario estándar para asignar automáticamente propietarios, fechas de entrega y regiones. (Accor pasó de archivos dispersos a un sistema organizado.)

2. Plantilla del trabajo. Crea plantillas de campaña (tareas, etapas, aprobaciones) y reutilízalas entre marcas y mercados.

3. Usa el multi-homing para transparencia. Rastrear una tarea en múltiples proyectos (por ejemplo, campaña global + ejecución regional) para evitar trabajo duplicado.

4. Integra a los socios. Añade agencias/consultores en el mismo espacio de trabajo con permisos definidos para acelerar la retroalimentación y flujo de activos.

5. Mide lo que importa. Supervisa el conteo de reuniones, volumen de correos, tiempo de ciclo y rendimiento de campañas; Accor reporta ~50% menos correos/reuniones después de centralizar.

6. Capacita e itera. La habilitación estructurada de Accor impulsó una adopción rápida y eficiencia continua; considera un despliegue por fases con talleres basados en roles.

Aspectos destacados del impacto

• Eficiencia: Mejora del ~96% en la eficiencia del equipo.

• Carga de comunicación: Reducción del ~50% en reuniones y correos electrónicos.

• Carga de trabajo: Un estudio de caso de socios informa una reducción de carga de trabajo de ~50% tras la implementación y capacitación personalizada. (Indicativo; no es una métrica oficial de Accor).

Qué tener en cuenta

• Fatiga por el cambio. Planifica un período de ajuste; acompaña plantillas con formación y horarios de oficina.

• Gobernanza. Define nombres, etiquetas y permisos para que los equipos globales y regionales coexistan sin desorden.

• Seguimiento de valor. Publica un informe mensual (reuniones, correos, tiempo de ciclo) para reforzar la adopción con resultados.

Preguntas frecuentes

P1: ¿Cómo mejora la centralización la eficiencia?
Elimina duplicaciones, estandariza flujos de trabajo y ofrece a todos la misma vista en vivo de prioridades. Accor reporta una mejora de eficiencia de ~96% gracias a este cambio.

P2: ¿Qué significa en práctica una reducción de carga de trabajo del 50%?
Menos persecución manual, menos reuniones de estado y aprobaciones más rápidas. El estudio de caso del socio de Accor nota una reducción de carga de trabajo de ~50% tras la implementación y capacitación.

P3: ¿Qué desafíos debemos esperar?
Gestión inicial del cambio y alineación de múltiples regiones/marcas a un único modo de trabajo. Accor utilizó formación estructurada y adopción por fases para facilitar la transición.

Próximos pasos

Centralizar el trabajo de campaña permitió a Accor moverse más rápido con menos reuniones y una responsabilidad más clara. ¿Quieres lo mismo? Generation Digital puede configurar tu entrada, plantillas y gobernanza en Asana, para que tu equipo dedique tiempo al impacto creativo, no a la coordinación.