Charge de travail et capacité d'Asana : Configuration 2026 pour une allocation des ressources précise

Pourquoi c'est important.

Une planification de capacité précise empêche l'épuisement, équilibre la demande et ramène les dates de livraison sous contrôle. Asana offre maintenant Workload (dans les portefeuilles), Universal Workload (à l'échelle de l'organisation à partir de Reporting), Planification de capacité (allouer des personnes à des projets sur de longs horizons) et le suivi de temps natif.

Définitions rapides (pour choisir le bon outil)

• Workload (Portefeuille) : Voir les tâches assignées à chaque personne dans un portefeuille, pondérées par effort (heures ou points) par rapport à leur capacité personnelle; rééquilibrer par glisser-déposer.

• Universal Workload (Reporting) : Créer une vue de workload qui couvre tous Asana (et pas seulement un portefeuille) – idéal lorsque les personnes travaillent avec plusieurs équipes.

• Planification de capacité : Planifier le personnel en allouant des personnes à des projets (en pourcentage ou en heures) sans attribuer de tâches individuelles – parfait pour la planification trimestrielle.

• Suivi de temps (natif) : Estimer le temps, enregistrer les valeurs réelles et rendre compte des écarts entre estimation et réalité.

La configuration en 30 minutes (flux recommandé)

1) Standardiser l'effort + la capacité

• Créer un champ personnalisé numérique pour l'effort (par exemple, Heures ou Points) et le rendre disponible pour les projets que vous souhaitez suivre.

• Dans Workload, utilisez Ajouter l'effort pour lier ce champ; définir la capacité hebdomadaire par personne (par exemple, 37,5h).

2) Organiser les projets en portefeuille ou utiliser Universal Workload

• Route du portefeuille : Créer un portefeuille et ajouter les projets que vous souhaitez surveiller; ouvrir Workload.

• Route à l'échelle de l'organisation : Allez dans Reporting → Workload et construisez une vue qui extrait les personnes et les projets de votre organisation.

3) Peupler correctement les tâches

Pour des calculs de workload fiables, les tâches doivent avoir assigné, commencer & des dates d'échéance, et le champ effort rempli. Utilisez les filtres de Workload pour trouver les tâches sans effort et les corriger rapidement.

4) Définir la capacité & repérer les surcharges

Dans Workload/Universal Workload, définir la capacité hebdomadaire de chaque personne (heures ou points). Utiliser la chronologie pour voir qui est sur/sous et rééquilibrer—glisser pour replanifier ou réaffecter.

5) Superposer la planification de capacité pour les horizons

Pour la planification trimestrielle/annuelle, ouvrez Capacity Planning pour allouer des personnes à des projets par % ou temps—aucune attribution de niveau de tâche requise. Validez le plan, puis poussez les décisions de personnel vers les tâches.

6) Suivre le temps estimé vs réel

Utilisez le suivi de temps natif sur les tâches pour entrer les estimations et enregistrer les valeurs réelles. Rendez compte des écarts pour améliorer les hypothèses de capacité futures.

Conseils, limites & pièges

• Source de vérité de l'effort : Choisir une unité (heures ou points) pour les projets afin d'éviter les mathématiques mélangées.

• Échelle du portefeuille : Les portefeuilles très grands peuvent atteindre des limites de fonctionnalités; Universal Workload aide lorsque vous dépassez la vue d'un portefeuille unique.

• Allocation en pourcentage : Pour la planification au niveau du programme, utilisez Capacity Planning (pourcentages) plutôt que de forcer les mathématiques en pourcentages dans le Workload au niveau des tâches.

Étape par étape (version courte)

1. Créer/choisir un champ d'effort (heures ou points) → Ajoutez-le aux projets pertinents.

2. Portefeuille ou Reporting → Ouvrez Workload; cliquez sur Ajouter l'effort; définissez capacité hebdomadaire.

3. Compléter les métadonnées des tâches (assigné, dates, effort); utiliser le filtre pour trouver l'effort manquant.

4. Rééquilibrer en déplaçant les tâches; ajuster la capacité à mesure que les politiques changent.

5. Planifier l'effectif avec Capacity Planning (pourcent ou heures) pour les périodes futures.

6. Mesurer avec Time Tracking (estimation vs réalité) et ajuster la capacité.

FAQ

Est-ce qu'Asana a le suivi de temps natif ?
Oui—estimer et enregistrer les valeurs réelles, puis rendre compte des écarts.

Avez-vous besoin de portefeuilles pour utiliser Workload ?
Non—Universal Workload (Enterprise) vous permet de créer des vues à l'échelle de l'organisation à partir de Reporting. Les portefeuilles fonctionnent toujours bien pour les vues d'équipe/programme.

Quelle est la différence entre Workload et la planification de capacité ?
Workload gère la demande au niveau des tâches par rapport à la capacité des personnes; la planification de capacité alloue les personnes à des projets/flux de travail sur de longs horizons.