Pourquoi c'est important

Une planification de la capacité précise prévient l'épuisement professionnel, équilibre la demande et ramène les dates de livraison sous contrôle. Asana propose maintenant Workload (dans les Portfolios), Workload universel (à l'échelle de l'organisation via Reporting), Planification de capacité (allouer des personnes à des projets sur de plus longues périodes), et Suivi de temps natif.

Définitions rapides (pour choisir le bon outil)

• Workload (Portfolio) : Voir les tâches attribuées à chaque personne à travers les projets d'un portfolio, pondérées par l'effort (heures ou points) par rapport à la capacité personnelle ; rééquilibrer avec glisser-déposer.

• Workload universel (Reporting) : Créez une vue de charge de travail qui couvre toute Asana (pas seulement un portfolio), idéal quand les gens travaillent dans plusieurs équipes.

• Planification de capacité : Planifiez le personnel en allouant des personnes à des projets (pourcentage ou heures) sans assigner de tâches individuelles, excellent pour la planification trimestrielle.

• Suivi du temps (natif) : Estimez le temps, enregistrez les données réelles et faites un rapport sur l'estimé vs l'actuel.

La configuration en 30 minutes (flux recommandé)

1) Standardiser l'effort + la capacité

• Créez un champ personnalisé numérique pour l'effort (par exemple, heures ou points) et rendez-le disponible pour les projets que vous suivrez.

• Dans Workload, utilisez Ajouter un effort pour lier ce champ ; définissez la capacité hebdomadaire par personne (par ex., 37,5 h).

2) Organisez les projets dans un Portfolio ou utilisez Workload universel

• Itinéraire du Portfolio : Créez un Portfolio et ajoutez les projets que vous voulez surveiller ; ouvrez Workload.

• Itinéraire à l'échelle de l'organisation : Allez à Reporting → Workload et construisez une vue qui rassemble des personnes et des projets de toute votre organisation.

3) Remplir correctement les tâches

Pour des calculs de charge de travail fiables, les tâches doivent avoir un assigné, des dates de début et d'échéance, et le champ effort rempli. Utilisez les filtres de Workload pour trouver les tâches sans effort et les corriger rapidement.

4) Définir la capacité & repérer les surcharges

Dans Workload/Workload universel, définissez la capacité hebdomadaire de chaque personne (heures ou points). Utilisez le calendrier pour voir qui est sur/sous-assigné et rééquilibrer—glissez pour replanifier ou réattribuer.

5) Superposer la Planification de capacité pour les horizons

Pour la planification trimestrielle/annuelle, ouvrez Planification de capacité pour allouer des personnes à des projets par % ou temps—aucune attribution de tâches requise. Validez le plan, puis transmettez les décisions de personnel aux tâches.

6) Suivre le temps estimé vs réel

Utilisez le Suivi de temps natif sur les tâches pour entrer des estimations et enregistrer les données réelles. Faites un rapport sur la variance pour améliorer les hypothèses de capacité futures.

Conseils, limites & pièges

• Source de vérité de l'effort : Choisissez une unité (heures ou points) dans tous les projets pour éviter les calculs mixtes.

• Échelle du Portfolio : Les très grands portfolios peuvent atteindre des limites de fonctionnalités ; Workload universel aide quand vous dépassez une seule vue de portfolio.

• Allocation en pourcentage : Pour la planification au niveau des programmes, utilisez la Planification de capacité (pourcentages) plutôt que de forcer les calculs de pourcentage dans la charge de travail au niveau des tâches.

Étape par étape (version courte)

1. Créer/choisir un champ d'effort (heures ou points) → Ajoutez-le aux projets pertinents.

2. Portfolio ou Reporting → Ouvrez Workload ; cliquez sur Ajouter un effort ; définissez la capacité hebdomadaire.

3. Compléter les métadonnées des tâches (assigné, dates, effort) ; utilisez le filtre pour trouver l'effort manquant.

4. Rééquilibrer en déplaçant les tâches ; ajuster la capacité à mesure que les politiques changent.

5. Planifier les effectifs avec la Planification de capacité (pourcentage ou heures) pour les périodes futures.

6. Mesurer avec le Suivi de temps (estimation vs réel) et ajuster la capacité.

FAQ

Asana dispose-t-il d'un suivi de temps natif?
Oui—estimez et enregistrez les données réelles, puis faites un rapport sur les écarts.

Ai-je besoin de Portfolios pour utiliser Workload?
Non—le Workload universel (Enterprise) vous permet de construire des vues à l'échelle de l'organisation depuis le Reporting. Les Portfolios fonctionnent toujours bien pour les vues d'équipe/programme.

Quelle est la différence entre Workload et la Planification de capacité?
Workload gère la demande au niveau des tâches par rapport à la capacité des personnes ; la Planification de capacité attribue les personnes à des projets/flux de travail sur de plus longues périodes.