Cuando implementas Asana en una organización grande, las integraciones no pueden ser un descontrol. Necesitas control centralizado (qué aplicaciones están permitidas), acceso con privilegios mínimos (ámbitos OAuth), cuentas de servicio (no tokens personales), y auditoría (registros para tu SIEM). Asana proporciona todo esto a través del Consola de Administración → Apps y funciones de seguridad relacionadas.

Por qué es importante

La mayoría de los “problemas” con las integraciones son problemas de gobernanza: aplicaciones OAuth en la sombra, ámbitos demasiado amplios y sin rastro de auditoría. Asana ahora ofrece Gestión de Apps para monitorear/permitir/bloquear aplicaciones y tokens, además de API de Registro de Auditoría y una aplicación Splunk para monitoreo continuo. Los ámbitos de permisos de OAuth reducen el riesgo al limitar lo que cada aplicación puede hacer.

Novedades / Aspectos destacados de la política

• Gestión de Apps (Consola de Administración → Apps): Los super administradores pueden aprobar/denegar aplicaciones de terceros, revisar el uso, y controlar Tokens de Acceso Personal (PATs) y Cuentas de Servicio de manera centralizada.

• OAuth con Ámbitos (2025): Los desarrolladores/integraciones solo solicitan los permisos que necesitan; los usuarios ven avisos de ámbito durante el consentimiento. Este es ahora el predeterminado para nuevas aplicaciones.

• Controles granulares de espacio de trabajo: Asana perfeccionó el bloqueo para que las restricciones puedan ser específicas del espacio de trabajo, evitando bloqueos accidentales en otros espacios de trabajo a los que pertenecen los usuarios.

• Auditoría y SIEM: Las organizaciones empresariales pueden exportar eventos de auditoría y transmitirlos a Splunk (compatible con CIM) para alertar e investigar.

El manual empresarial (paso a paso)

1) Establece tu política de integración

En Consola de Administración → Seguridad → Gestión de Apps, define cómo se permiten las aplicaciones:

• Lista de permitidas de aplicaciones aprobadas (por ejemplo, Slack, Google Drive, Zoom); bloquea todo lo demás hasta que se revise.

• Decide si los PATs son permitidos (recomendación: desactivados; usa cuentas de servicio en su lugar). help.asana.com

Tip: Captura esta política en tu manual interno y enlázala desde un mensaje fijado en tu proyecto de Anuncios de Asana.

2) Usa cuentas de servicio (no tokens de usuarios)

Crea una Cuenta de Servicio para integraciones de sistema a sistema y guarda las credenciales en tu archivo seguro. Beneficios: ciclo de vida central, sin costo de licencia en muchos contextos empresariales, y acceso a API independiente de cambios de personal. Consola de Administración → Apps → Cuentas de Servicio → Agregar. help.asana.com+1

3) Aprueba y delimita integraciones

Para cada aplicación:

• Revisa los permisos/ámbitos solicitados y el flujo de datos (quién puede leer/escribir qué).

• Aprueba solo para tus espacios de trabajo de producción; utiliza un espacio de trabajo sandbox separado para pruebas. Asana Docs+1

4) Conecta tus herramientas principales (con la configuración adecuada)

• Slack + Asana: Permite la aplicación, luego habilita de mensaje a tarea, vistas previas de tareas y notificaciones de canal. Decide si se permite la creación en todos los proyectos o solo en específicos. Capacita a los usuarios para convertir mensajes en tareas (con asignado + fecha de vencimiento) en lugar de usar @-devoluciones. help.asana.com+1

• Google Drive / Workspace: Aprueba integraciones de Drive y Calendario para que los archivos se adjunten como enlaces (respetando los permisos de Google) y los calendarios se sincronicen. Asegúrate de que tu política de compartición de Google se alinea (por ejemplo, bloqueos para compartir externamente). help.asana.com

• Zoom: Habilita la creación de reuniones y el registro automático de grabaciones/transcripciones en Asana para reducir el tiempo de administración y retener el contexto. help.asana.com

Navega por el catálogo completo en Asana → Apps para estandarizar los conectores compatibles. Asana

5) Monitorea con la API de Registro de Auditoría (y tu SIEM)

Transmitir eventos de auditoría (inicios de sesión, autorizaciones de aplicaciones, creación de tokens, cambios en administración) a Splunk o similar. Alerta sobre patrones de riesgo (por ejemplo, nueva autorización de aplicación fuera del horario comercial, aumento repentino en la creación de tokens). Asana Docs+1

6) Educa y aplica

Dirige a los administradores a los cursos de “Gestiona tus aplicaciones y acceso” y “Configura aplicaciones y herramientas de IA” de la Academia de Asana. Integra una revisión trimestral del uso de aplicaciones y elimina conexiones obsoletas. academy.asana.com+1

Ejemplos prácticos (listos para replicar)

• Flujo de trabajo aprobado por TI en Slack: Permite Slack a nivel organizacional; restringe la creación de tareas a portafolios aprobados; registra todas las autorizaciones de aplicaciones en Splunk; desactiva los PATs. Resultado: menos tareas no rastreadas y un rastro de auditoría limpio.

• Gobernanza de Drive: Habilita los adjuntos de Drive; confía en los permisos nativos de Google en lugar de duplicar archivos. Agrega un tablero para marcar tareas vinculadas a archivos compartidos externamente.

• Integraciones de cuentas de servicio: Usa un token de cuenta de servicio para aprovisionamiento HRIS → Asana o herramientas de respaldo, no un token personal; rota regularmente.

FAQs

¿Qué tipos de aplicaciones puedo integrar con Asana?
Cientos, incluyendo Slack, Google Drive y Zoom; revisa el catálogo en Asana → Apps para conectores verificados. Asana

¿Cómo aplico el principio de privilegios mínimos?
Requiere ámbitos OAuth para nuevas integraciones y rechaza aplicaciones que solicitan permisos innecesarios. Foro de Asana

¿PATs o cuentas de servicio — cuál deberíamos usar?
Preferir cuentas de servicio para integraciones de sistemas; son gestionadas centralmente y no dependen de la cuenta de un miembro del personal. help.asana.com

¿Puedo limitar integraciones por espacio de trabajo?
Sí — Asana ha refinado los controles para que los bloques/aprobaciones puedan ser específicos del espacio de trabajo, reduciendo restricciones colaterales en otros espacios de trabajo a los que un usuario pueda pertenecer. Foro de Asana

¿Cómo monitoreamos cambios e incidentes?
Usa la API de Registro de Auditoría y la integración de Splunk de Asana para alertar sobre eventos sensibles (por ejemplo, nueva aplicación OAuth, creación de tokens). Asana Docs+1